Erfordernis der "äußeren geschlossenen Form" und "zeitnahe" Führung
Das Finanzgericht Düsseldorf hat festgestellt, dass ein mit Hilfe eines
Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann eine äußere geschlossene
Form aufweist, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms
technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Finanzgericht führt weiter aus, dass eine zeitnahe Führung vorliegt, wenn der
Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten
vornimmt. Wann die Eintragungen im Streitfall konkret erfolgt sind, lässt sich hier
mangels Vorlage der Protokolldateien nicht feststellen. Ob bereits dieser Umstand
ausreicht, um dem Fahrtenbuch die Ordnungsmäßigkeit abzuerkennen, bedarf keiner
abschließenden Entscheidung. Denn die Klägerin hat selbst eingeräumt, dass die
Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch gebündelt – üblicherweise nach jedem
Tankvorgang – vorgenommen worden sind und die Fahrten in der Zwischenzeit
lediglich auf Notizzetteln festgehalten werden. Abgesehen davon, dass diese
Ursprungsaufzeichnungen vernichtet wurden und sich infolgedessen nicht feststellen
lässt, ob die Notizzettel alle für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung benötigten
Angaben (einschließlich km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt, Fahrtziel und
Fahrtzweck) enthielten, wird die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage
bzw. sogar Wochen nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden
Anforderungen gerecht. Selbst nach eigenem Vortrag der Klägerin erfolgten die
Eintragungen nur unregelmäßig, wobei – wenn man auf die Daten der Tankvorgänge
abstellt – zwischen einzelnen Eintragungen auch zwei oder mehr Wochen liegen
konnten. Bei derartigen Abständen ist nicht mehr gewährleistet, dass alle Fahrten
zutreffend erfasst sind. Dies gilt im Streitfall umso mehr, weil zwischendurch nur
„Notizzettel“ geführt worden sein sollen und bei losen Zetteln stets die Gefahr besteht,
dass diese verloren gehen.
Auszug aus der aktuellen Mandanten-Monatsinformation der DATEV, die auf dieser Website ebenfalls zum Download zur Verfügung steht. Alle Angaben ohne Gewähr.